จะใช้การตรวจสอบข้อมูลเพื่อ จำกัด ข้อมูลใน Google ชีตได้อย่างไร

Google ชีตเป็นเครื่องมือแสนสะดวกที่คุณสามารถใช้เพื่อทำงานร่วมกับพนักงานเพื่อนร่วมงานนักเรียนและเพื่อน ๆ เนื่องจากใครก็ตามที่สามารถเข้าถึง Google ชีตสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้อย่างง่ายดายรายการที่ไม่ถูกต้องและข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจถูกป้อนเข้า

ตัวอย่างเช่นสมมติว่ามีคอลัมน์วันที่ในสเปรดชีต ผู้ใช้สามารถป้อนข้อมูลในรูปแบบวันที่หรือข้อความ (นั่นคือ 15/10/2019 หรือ 15.10.2019) อย่างหลังจะทำให้การคำนวณข้อมูลและการเรียงลำดับทำได้ยาก

ข่าวดีก็คือด้วยคุณลักษณะการตรวจสอบข้อมูลคุณสามารถใช้การควบคุมอย่างหนักภายในเซลล์หรือช่วงเฉพาะบนแผ่นงานเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ป้อนสิ่งที่ไม่ตรงตามพารามิเตอร์ที่คุณตั้งไว้

ในคู่มือนี้เราจะพูดถึงวิธีใช้คุณลักษณะนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ Sheet Protection เพื่อล็อกทั้งแผ่นงานหรือพื้นที่ที่เลือกไว้

วิธีใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Google ชีต

วิธีเพิ่มการตรวจสอบข้อมูลในเซลล์หรือช่วงใน Google ชีตมีดังนี้

1. เปิดเบราว์เซอร์ของคุณ
2. ป้อน https://docs.google.com/spreadsheets/ ในแถบ URL แล้วกด Enter บนแป้นพิมพ์ของคุณ
3. เปิดสเปรดชีตที่คุณต้องการแก้ไข
4. เน้นเซลล์หรือช่วงที่คุณต้องการตรวจสอบ
5. คลิกข้อมูลในแถบเมนูจากนั้นคลิกที่การตรวจสอบข้อมูลจากเมนูบริบท
6. ในหน้าต่างที่เปิดขึ้นให้ขยายเมนูแบบเลื่อนลง 'เกณฑ์' และเลือกประเภทข้อมูลที่ผู้ใช้สามารถป้อนลงในเซลล์ที่คุณเลือก (เช่นวันที่ตัวเลขข้อความและอื่น ๆ )
7. ตอนนี้ในตัวเลือก“ ในข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง:” คุณสามารถเลือกได้ว่าคุณต้องการให้แสดงคำเตือนเมื่อผู้ใช้ป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือเพียงแค่ปฏิเสธรายการและแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด

หากคุณเลือก 'แสดงคำเตือน' ผู้ใช้จะได้รับแจ้งถึงชุดคำสั่งสำหรับเซลล์ แต่รายการจะไม่ถูกปฏิเสธ แต่จะมีเครื่องหมายสีแดงกำกับไว้

แต่ถ้าคุณเลือก 'ปฏิเสธการป้อนข้อมูล' รายการจะไม่ได้รับอนุญาตและผู้ใช้จะได้รับข้อผิดพลาดที่ระบุว่า 'ข้อมูลที่คุณป้อนละเมิดกฎการตรวจสอบข้อมูลที่ตั้งไว้ในเซลล์นี้'

8. หากคุณเลือก 'ปฏิเสธการป้อนข้อมูล' คุณสามารถทำเครื่องหมายในช่องที่ระบุว่า 'แสดงข้อความช่วยเหลือการตรวจสอบความถูกต้อง:' ในตัวเลือก 'ลักษณะที่ปรากฏ' จากนั้นพิมพ์ข้อความที่เป็นประโยชน์ซึ่งจะแสดงสิ่งที่จำเป็นสำหรับผู้ใช้เพื่อให้ข้อมูลถูกต้อง

ที่นั่นคุณมี ตอนนี้คุณรู้วิธี จำกัด การป้อนข้อมูลในแผ่นงานแล้ว

วิธีล็อคคอลัมน์ใน Google ชีต

คุณสามารถล็อกเซลล์ช่วงหรือทั้งสเปรดชีตเพื่อไม่ให้แก้ไขได้หากไม่ได้รับอนุญาต

ทำตามขั้นตอนง่ายๆเหล่านี้:

1. เปิดเบราว์เซอร์ของคุณ
2. ป้อน https://docs.google.com/spreadsheets/ ในแถบ URL แล้วกด Enter บนแป้นพิมพ์ของคุณ
3. เปิดสเปรดชีตที่คุณต้องการป้องกัน
4. เน้นเซลล์คอลัมน์หรือแถวที่คุณต้องการล็อก คุณยังสามารถเน้นทั้งแผ่นงานได้หากต้องการ
5. คลิกขวาที่เซลล์ใดเซลล์หนึ่งที่เลือกแล้วเลือก 'ป้องกันช่วง ... ' จากเมนูบริบท
6. ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้นให้ป้อนคำอธิบายสำหรับเซลล์หรือช่วงที่คุณเลือกจากนั้นคลิกปุ่มที่ระบุว่า 'กำหนดสิทธิ์'
7. ตอนนี้คุณสามารถเลือกที่จะ 'แสดงคำเตือนเมื่อแก้ไขช่วงนี้' หรือ 'จำกัด ผู้ที่สามารถแก้ไขช่วงนี้ได้' หากคุณเลือกรายการหลังให้ขยายเมนูแบบเลื่อนลงจากนั้นเลือกว่าคุณต้องการเฉพาะคุณหรือผู้ใช้รายอื่น เพื่อให้สามารถแก้ไขฟิลด์ที่เลือก

เราหวังว่าคู่มือนี้จะเป็นประโยชน์กับคุณ

การป้องกันแผ่นงานมีประโยชน์เมื่อรวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้และเมื่อคุณต้องการให้แน่ใจว่ารายการที่อยู่ในสเปรดชีตของคุณไม่มีข้อผิดพลาด

ในทางกลับกันการตรวจสอบข้อมูลจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้ใช้จะไม่ส่งข้อมูลที่ผิดรูปแบบ มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อคุณต้องตั้งค่าสูตรหรือทำงานอัตโนมัติที่ทำงานไม่ถูกต้องเมื่อใช้รูปแบบข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

ในหมายเหตุตอนนี้เราจะฝากเคล็ดลับนี้ไว้ให้คุณ: ดูแลพีซีของคุณให้ปลอดภัยจากรายการที่เป็นอันตรายที่อาจทำให้ระบบล่มและข้อมูลสูญหายอยู่เสมอ ใช้ Anti-Malware เพื่อเรียกใช้การสแกนระบบทั้งหมดในวันนี้ ให้ตัวเองสบายใจที่คุณสมควรได้รับ

โปรดอย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็นในส่วนด้านล่าง

เราชอบที่จะได้ยินจากคุณ