จะเรียกคืนอีเมลใน MS Outlook สำหรับ Windows ได้อย่างไร

การรู้วิธีเรียกคืนอีเมลใน Microsoft Outlook มีความสำคัญหากคุณทำงานในสำนักงาน คุณไม่ต้องการส่งอีเมลที่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาดที่น่าอับอายโดยเฉพาะกับรุ่นพี่ของคุณ นั่นอาจทำให้คุณดูไร้ความสามารถและยังทำให้ผู้จัดการของคุณตั้งคำถามว่าทำไมเขาถึงจ้างคุณ

แม้แต่ผู้สูงอายุก็ไม่ต้องการทำลายชื่อเสียงของพวกเขาด้วยการกดปุ่ม 'ส่ง' หรือ 'ตอบกลับทั้งหมด' ในข้อความที่ไม่ถูกต้องโดยไม่ได้ตั้งใจ การอดทนต่อการเยาะเย้ยและความอับอายเป็นสิ่งที่ไม่มีใครอยากผ่านไป

โชคดีที่ไคลเอนต์อีเมล / บริการอีเมลจำนวนมากมีฟังก์ชันในการเรียกคืนอีเมล ใช่แม้ว่าคุณจะส่งอีเมลไปแล้วก็ตาม

MS Outlook สำหรับ Windows เป็นไคลเอนต์อีเมลที่มีคุณสมบัติอันทรงคุณค่านี้ คุณสามารถใช้คุณลักษณะนี้เพื่อบันทึกทั้งใบหน้าและงานของคุณได้อย่างไร

คำแนะนำทีละขั้นตอนในการเรียกคืนอีเมลใน Outlook

การเรียกคืนอีเมลใน Outlook นั้นค่อนข้างตรงไปตรงมา

ทำตามขั้นตอนเหล่านี้แล้วคุณจะเห็น วิธีเรียกคืนอีเมลใน Outlook :

1. ค้นหาข้อความที่คุณต้องการเรียกคืนโดยเปิดโฟลเดอร์รายการที่ถูกส่ง การเป็นอีเมลที่เพิ่งส่งไปนั้นจะอยู่ที่ด้านบนสุดของรายการ
2. ดับเบิลคลิกที่อีเมลจากนั้นอีเมลจะเปิดขึ้น
3. ตรวจสอบว่าคุณอยู่ในแท็บข้อความ (ทำเครื่องหมายที่ด้านบนสุดของหน้าต่าง)
4. ตอนนี้ค้นหาเมนูแบบเลื่อนลงที่มีข้อความ 'การดำเนินการ' คุณจะพบสิ่งนี้ถัดจากตัวเลือกอีเมล 'กฎ' และ 'ย้าย' บนแถบงาน
5. ตอนนี้เพื่อเรียกคืนข้อความให้คลิกที่การดำเนินการ จากนั้นคลิกที่เรียกคืนข้อความนี้

โปรดทราบว่าตัวเลือกเหล่านี้จะใช้ได้เฉพาะในกรณีที่คุณมีบัญชี Exchange ในบางองค์กรผู้ดูแลระบบของคุณอาจบล็อกตัวเลือกดังกล่าว

ในการดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ให้ดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. คุณจะได้รับหน้าต่างการเรียกคืน
2. ที่นี่คุณจะได้รับสองทางเลือก ได้แก่ การลบสำเนาอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านหรือแทนที่ด้วยข้อความที่เหมาะสมกว่า
3. ฟังก์ชันนี้มีตัวเลือกที่รายงานเกี่ยวกับการเรียกคืนอีเมลที่สำเร็จหรือล้มเหลวสำหรับผู้รับแต่ละรายเลือกค่ากำหนดของคุณก่อนที่จะคลิกตกลง

หากการเลือกของคุณคือการลบข้อความแสดงว่าขั้นตอนนี้เสร็จสมบูรณ์และคุณได้ช่วยตัวเองจากสถานการณ์ที่น่าอับอายได้สำเร็จ

หากคุณเลือกเพื่อแทนที่ข้อความให้ดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. หลังจากเลือกตัวเลือกข้อความแทนที่คุณจะได้รับหน้าจอใหม่เพื่อเขียนข้อความใหม่
2. เมื่อคุณพร้อมแล้วให้เลือก 'ส่ง' จากนั้นกระบวนการเรียกคืนจะเริ่มขึ้น

โปรดทราบว่าอีเมลเก่าของคุณไม่ได้หายไปเพียงแค่คุณส่งข้อความเรียกคืนเท่านั้น

ดังนั้นจะทำอย่างไรให้ข้อความเก่าหายไป? ผู้รับควรเปิดข้อความเรียกคืนของคุณก่อนที่จะเปิดอีเมลที่คุณไม่ต้องการให้พวกเขาเห็น เพียงเท่านี้อีเมลที่ไม่ถูกต้องก็จะหายไป นั่นคือสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณจำอีเมลได้โดยการส่งข้อความทดแทน

เคล็ดลับเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ดีในการทำให้ผู้รับเปิดข้อความเรียกคืนของคุณก่อนคือการตั้งชื่อข้อความเรียกคืนของคุณว่า 'ด่วน' สิ่งนี้ควรกระตุ้นให้ผู้รับเปิดโดยเร็วที่สุด

เหตุใดการเรียกคืนอีเมลจึงไม่ได้ผลเสมอไป

ขออภัยกระบวนการเรียกคืนอีเมลอาจทำงานไม่ถูกต้อง

เมื่อพิจารณาถึงความเร็วอินเทอร์เน็ตที่เร็วมากที่เรามีอยู่อีเมลที่ส่งผิดพลาดจะเข้าสู่กล่องจดหมายของใครบางคนภายในไม่กี่วินาที หากผู้รับนั่งอยู่ที่โต๊ะทำงานโดยเปิดโปรแกรมรับส่งเมลเขาจะเห็นและเปิดได้เร็วกว่าที่คุณจำได้

และนั่นไม่ใช่ปัญหาเดียว

ปัจจัยอื่น ๆ อีกหลายประการอาจทำให้สิ่งต่าง ๆ ซับซ้อนรวมถึง:

• ไม่สามารถเรียกคืนอีเมลที่เปิดไว้ได้ อย่างไรก็ตามผู้รับจะได้รับอีเมลเรียกคืนของคุณซึ่งทำให้เขาทราบว่าคุณไม่ได้ตั้งใจส่งอีเมลผิด
• ผู้รับอาจมีตัวกรองเฉพาะที่เปลี่ยนเส้นทางอีเมลที่ได้รับไปยังโฟลเดอร์อื่นนอกเหนือจากโฟลเดอร์กล่องขาเข้า ทำให้ไม่สามารถเรียกคืนได้เนื่องจากจะใช้งานได้ก็ต่อเมื่ออีเมลอยู่ในกล่องจดหมายของผู้รับเท่านั้น
• อีเมลที่ส่งไปยังโฟลเดอร์สาธารณะมีความเสี่ยงสูงกว่าที่ทุกคนจะเห็นและมีโอกาสถูกเรียกคืนน้อยกว่า ทุกคนไม่จำเป็นต้องเห็นอีเมลเพราะจะไม่สามารถเรียกคืนได้ ผู้รับเพียงคนเดียวที่แท็กว่าอ่านแล้วจะทำให้จำไม่ได้
• คุณลักษณะการเรียกคืน Outlook นี้จะใช้ไม่ได้กับอีเมลที่ส่งไปยังโปรแกรมรับส่งเมลอื่น ๆ เช่น Gmail ใช้ได้กับอีเมลที่ส่งภายใน Outlook เท่านั้น ดังนั้นคุณอาจต้องการ จำกัด การสื่อสารภายใน Outlook เพื่อให้ปลอดภัย
• ฟังก์ชันการทำงานจะมีปัญหาเมื่อจัดการกับ Outlook เวอร์ชันต่างๆ ในกรณีนี้หากคุณใช้ Outlook บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่มีการตั้งค่า Exchange ActiveSync และจะแย่ลงไปอีกหากโทรศัพท์มือถือของคุณออฟไลน์
• หากพีซีของคุณมีปัญหาด้านประสิทธิภาพเครื่องจะซบเซา คอมพิวเตอร์ของคุณอาจไม่ตอบสนองชั่วขณะทำให้ยากที่จะเรียกคืนอีเมลได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นคุณควรปรับแต่งพีซีของคุณเพื่อประสิทธิภาพสูงสุดโดยใช้เครื่องมือที่มีประโยชน์เช่น BoostSpeed

เมื่อพิจารณาถึงความท้าทายเหล่านี้คุณลักษณะที่มีคุณค่าไม่ได้ดูมีประโยชน์เลย

จะเกิดอะไรขึ้นหากการเรียกคืนอีเมลไม่ได้ผล มีอะไรอีกไหมที่จะช่วยได้?

คุณมีอีกทางเลือกหนึ่งอย่างแน่นอน: เขียนคำขอโทษอย่างจริงใจ ผู้คนในอีกด้านหนึ่งมีแนวโน้มที่จะเข้าใจสถานการณ์ของคุณและไม่คิดว่าจะมีความผิด

ยังดีกว่าคุณสามารถใช้มาตรการป้องกันเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์เช่นนี้ในอนาคต

ข้อควรระวังที่ดีที่สุดคือตรวจสอบอีเมลของเราอีกครั้งก่อนส่ง อย่ารีบเร่งในการส่งแม้แต่ข้อความเร่งด่วน อ่านสองครั้งหรือสามครั้ง

และหากคุณรู้สึกว่าต้องการมาตรการป้องกันที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้นคุณสามารถตั้งค่าอีเมลให้ล่าช้าเมื่อส่งได้ หากต้องการใช้การตั้งค่าเหล่านี้ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ไปที่ไฟล์
2. เลือกจัดการกฎและการแจ้งเตือน
3. เลือกกฎใหม่
4. ข้ามเงื่อนไขและเริ่มจากกฎว่าง เพื่อให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมอีเมลทั้งหมด
5. ตอนนี้เลือกเลื่อนการจัดส่งเป็นเวลาหลายนาที

หากอีเมลของคุณล่าช้าไปสองสามนาทีคุณจะมีเวลาเหลือเฟือในการพิจารณาส่งใหม่ และอาจทำให้คุณมีเวลามากพอที่จะระลึกถึงสิ่งที่คุณส่งไป

ตอนนี้คุณรู้วิธีเรียกคืนอีเมลของคุณและสิ่งที่ต้องทำเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ในอนาคต