จะดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์ใน Outlook ได้อย่างไร

Outlook เป็นอินเทอร์เฟซการส่งอีเมลหลักสำหรับผู้ใช้ Microsoft Exchange Server มีการซิงค์กับเซิร์ฟเวอร์เพื่อดึงและส่งอีเมลอย่างรวดเร็วและสะดวก ไม่ว่าไคลเอ็นต์อีเมลของคุณจะเป็น Outlook.com, Hotmail หรือแม้แต่บุคคลที่สามเช่น Gmail คุณสามารถตั้งค่าบัญชีของคุณและเริ่มส่งอีเมลงานทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย

เนื่องจากเป็นอีเมลของคุณแน่นอนว่าคุณต้องการความสามารถในการเปิดได้ตลอดเวลา คุณสามารถพึ่งพา Outlook ที่แสดงอีเมลใดก็ได้ที่คุณต้องการไม่ว่าคุณจะเขียนอีเมลนั้นผ่านไปกี่เดือนแล้วก็ตาม หรือได้มั้ย? ปรากฎว่าสิ่งต่างๆไม่ง่ายอย่างนั้น Outlook จะไม่แสดงทุกอย่างตามค่าเริ่มต้น: อีเมลส่วนใหญ่ของคุณจะยังคงอยู่ใน Microsoft Exchange Server ในขณะที่มีเพียงบางส่วนเท่านั้นที่พร้อมใช้งานสำหรับคุณใน Outlook

ถ้าคุณใช้ Outlook 2019, 2016, 2013 หรือ Outlook for Office 365 คุณจะไม่สามารถเข้าถึงอีเมลรุ่นเก่าของคุณได้ทันทีโดยไม่ต้องเปลี่ยนการตั้งค่ากล่องจดหมาย แม้ว่าอีเมลของคุณจะถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ตลอดไปหากคุณต้องการ แต่คุณอาจคาดหวังความสะดวกในการมีสำเนาในเครื่องด้วย อย่างไรก็ตามวิธีการตั้งค่า Outlook จะดาวน์โหลดอีเมลของคุณไปยังดิสก์ภายในเครื่องได้นานถึง 12 เดือน หากคุณต้องการอ่านอีเมลที่เก่ากว่าวันที่นี้คุณจะต้องดำเนินการที่เหมาะสมเพื่อบังคับให้ Outlook ดาวน์โหลดจากเซิร์ฟเวอร์

เหตุใด Outlook จึงมีขีด จำกัด การดาวน์โหลดอีเมล

คุณอาจสงสัยว่าทำไมสถานการณ์ถึงเป็นเช่นนี้ เป็นเพราะ Microsoft Office ทำการตั้งค่าอัจฉริยะบางอย่างเมื่อติดตั้งในระบบของคุณ จะตรวจสอบฮาร์ดแวร์ทั้งหมดของคุณและทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นเพื่อให้โปรแกรมทำงานบนระบบได้อย่างเหมาะสมที่สุด สำหรับ Outlook และอีเมลระดับองค์กรการตรวจสอบที่ดำเนินการบนฮาร์ดแวร์ของคุณจะใช้เพื่อตั้งค่าพารามิเตอร์การดาวน์โหลด

เห็นได้ชัดว่ามันพยายามช่วย แต่โปรแกรมอาจกลายเป็นเรื่องน่ารังเกียจได้ หลังจากตรวจสอบฮาร์ดดิสก์ของคุณเพื่อตรวจสอบว่ามีพื้นที่เหลืออยู่เท่าใดระบบจะปรับการ จำกัด เวลาโดยอัตโนมัติเพื่อกำหนดจำนวนอีเมลของคุณที่จะเก็บไว้ในเครื่อง ยิ่งมีพื้นที่ว่างในดิสก์มากเท่าใดก็จะดาวน์โหลดอีเมลได้มากขึ้นหลายเดือน การคำนวณทำตามสูตรต่อไปนี้:

• หากเนื้อที่ว่างบนดิสก์สูงถึง 64 กิกะไบต์อีเมลสูงสุด 12 เดือนจะถูกดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณโดยอัตโนมัติ
• หากพื้นที่ว่างในดิสก์อยู่ระหว่าง 32 กิกะไบต์ถึง 64 กิกะไบต์ (ไม่รวมตัวเลขใด ๆ ) อีเมลสามเดือนจะถูกดาวน์โหลดลงในคอมพิวเตอร์ของคุณโดยอัตโนมัติ
• หากเนื้อที่ว่างบนดิสก์น้อยกว่า 32 กิกะไบต์อีเมลที่มีมูลค่าเพียงหนึ่งเดือนจะถูกเก็บไว้ในที่จัดเก็บข้อมูลภายในคอมพิวเตอร์ของคุณ

คุณอาจสงสัยว่าเอะอะคืออะไรและเหตุใดจึงตั้งค่าเป็น 'ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมด' หรือสิ่งที่คล้ายกันไม่ได้ ที่จริงแล้วตรงกันข้ามกับความเชื่อที่เป็นที่นิยมอีเมลอาจใช้พื้นที่เก็บข้อมูลจำนวนมาก ผู้ที่ใช้ชีวิตยุ่งกับอีเมลมักจะพบว่าทั้งอีเมลที่ส่งและรับมีพื้นที่ว่างจำนวนมาก หากคุณไม่ได้ตรวจสอบการใช้งานดิสก์คุณอาจตื่นขึ้นมาเพื่อพบว่าพื้นที่ทั้งหมดของคุณถูกกลืนหายไปจากการติดต่อทางธุรกิจของคุณ

ไมโครซอฟท์รู้เรื่องนี้เช่นกัน นั่นคือเหตุผลที่ Office ได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับพารามิเตอร์การจัดเก็บโดยอัตโนมัติเช่นขีด จำกัด การจัดเก็บอีเมลในเครื่องเริ่มต้นสำหรับ Outlook โดยปกติจะไม่เป็นไร มีโอกาสที่คุณจะไม่ต้องการอีเมลที่ผ่านมาหลายปีแล้ว ยิ่งไปกว่านั้นไม่ว่าคุณจะตั้งค่าใดคุณยังสามารถเข้าถึงงานการนัดหมายในปฏิทินและรายชื่อติดต่อของคุณได้

โปรดทราบว่าประสิทธิภาพของการตั้งค่านี้ขึ้นอยู่กับประเภทของโปรแกรมรับส่งเมลที่คุณใช้ หากคุณใช้หนึ่งในผู้ให้บริการอีเมลพื้นบ้านของ Microsoft เช่น Hotmail, Outlook หรือ 0365 การตั้งค่าจะส่งผลต่อจำนวนอีเมลที่มีอยู่ในเครื่อง หลักการเดียวกันนี้ใช้กับบริการอีเมลธุรกิจยอดนิยมส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตามหากคุณใช้ผู้ให้บริการสาธารณะเช่น Gmail, Yandex หรือ Yahoo คุณจะไม่ต้องกังวลเรื่องนี้เนื่องจากการตั้งค่าจะไม่มีผลใด ๆ อีเมลทั้งหมดของคุณบน Microsoft Exchange Server จะมีสำเนาในเครื่องเก็บไว้ในที่จัดเก็บข้อมูลภายในคอมพิวเตอร์ของคุณ

วิธีทำให้ Outlook ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์

เซิร์ฟเวอร์ในที่นี้หมายถึง Microsoft Exchange Server โดยธรรมชาติ ในขณะที่บางธุรกิจซื้อใบอนุญาตในการโฮสต์ Exchange Server ในสถานที่ แต่ธุรกิจอื่น ๆ หันไปหาผู้ให้บริการเซิร์ฟเวอร์ Exchange-as-a-Service ของบุคคลที่สาม ความนิยมของ Exchange Online ซึ่งเป็นบริการเวอร์ชันคลาวด์ที่โฮสต์โดย Microsoft เองก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน

โดยไม่คำนึงถึงโหมดของ Exchange ที่ใช้ฟังก์ชันหลักยังคงเหมือนเดิม: ตัวแทนการถ่ายโอนข้อความที่ส่งอีเมลระหว่างคอมพิวเตอร์ ข้อความจะถูกอ่านทั้งสองด้านโดยใช้โปรแกรมรับส่งเมลในกรณีนี้คือ Outlook

โดยพื้นฐานแล้วโดยใช้ Exchange อีเมลทั้งหมดที่คุณเคยส่งและรับจะถูกเก็บไว้ใน Exchange Server อย่างถาวร แน่นอนว่าการเก็บรักษาอีเมลของคุณไว้เป็นนิรันดร์นั้นขึ้นอยู่กับข้อ จำกัด ของพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับแต่ละบัญชีและการใช้งานบัญชีอย่างต่อเนื่อง ประเด็นยังคงอยู่ที่ว่าภายใต้สถานการณ์ปกติคุณยังสามารถเห็นอีเมลของคุณรวมถึงอีเมลเก่าจริงๆแม้ว่าจะไม่ได้เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณก็ตาม

คุณสามารถทำอะไรได้บ้าง ดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดจากเซิร์ฟเวอร์ไปยัง Outlook หรือไม่ หากคุณต้องการดูอีเมลทั้งหมดของคุณใน Outlook มีสองวิธี

วิธีที่ 1: ใช้ลิงก์“ เพิ่มเติม” ใน Outlook

Outlook for Office นำเสนอวิธีง่ายๆในการขยายจำนวนอีเมลที่แสดงในโฟลเดอร์ สมมติว่าคุณดูแลบัญชีเป็นเวลานานหรือมีประวัติอีเมลที่ยาวนานโดยทั่วไปแอปจะแสดงเฉพาะอีเมลล่าสุดเท่านั้น แต่คุณทำได้ บังคับให้ Outlook ดาวน์โหลดอีเมล IMAP ทั้งหมด - หรือแสดงอย่างน้อยที่สุด

เมื่อคุณอยู่ในโฟลเดอร์เช่นกล่องขาเข้าหรือส่งใน Outlook แล้วเลื่อนลงคุณจะไปถึงจุดสิ้นสุดของอีเมลที่แสดงในไม่ช้า ที่นั่นคุณจะเห็นข้อความแจ้งว่าคุณสามารถคลิกลิงก์เพื่อดูข้อความเพิ่มเติมได้:

มีรายการเพิ่มเติมในโฟลเดอร์นี้บนเซิร์ฟเวอร์

คลิกที่นี่เพื่อดูอีเมลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Microsoft Exchange

เมื่อคุณคลิกลิงก์“ คลิกที่นี่เพื่อดูอีเมลเพิ่มเติมใน Microsoft Exchange” Outlook จะดาวน์โหลดอีเมลที่เหลือสำหรับโฟลเดอร์นั้นไปยังคอมพิวเตอร์ของคุณ ใช้งานได้เฉพาะเมื่อคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต นอกจากนี้จะดาวน์โหลดเฉพาะอีเมลสำหรับโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งเท่านั้น ดังนั้นหากคุณอยู่ในโฟลเดอร์ส่งแล้วคุณจะได้รับเฉพาะอีเมลทั้งหมดที่คุณเคยส่ง

หลักการนี้ถือเป็นจริงหากคุณทำการค้นหากล่องจดหมาย เมื่อคุณพิมพ์คำค้นหาและผลลัพธ์จะปรากฏขึ้นหากมีอีเมลที่ตรงกับข้อความค้นหาจำนวนมากคุณอาจเห็นสิ่งต่อไปนี้ที่ด้านล่างของหน้าผลลัพธ์:

กำลังแสดงผลลัพธ์ล่าสุด ...

มากกว่า

การคลิกลิงก์เพิ่มเติมจะดาวน์โหลดอีเมลที่เหลือที่ตรงกับคำค้นหาของคุณ

หากคุณต้องการดูอีเมลทั้งหมดของคุณในโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งในภาพรวมคุณสามารถลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณผ่านทางเว็บแอปสำหรับ Outlook ซึ่งจะนำคุณไปยังอินเทอร์เฟซ Microsoft Exchange Server สำหรับบัญชีของคุณและคุณจะเห็นทุกสิ่งที่เก็บไว้ที่นั่น

วิธีที่ 2: เปลี่ยนการตั้งค่า“ Mail to Keep Offline” ใน Outlook

นี่คือการตั้งค่าที่กำหนดจำนวนเดือนของอีเมลที่ Outlook เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ โปรดจำไว้ว่าสิ่งนี้ใช้ได้เฉพาะเมื่อใช้ไคลเอนต์อีเมลของ Microsoft หรือผู้ให้บริการอีเมลธุรกิจที่ได้รับการยอมรับ คุณสามารถขยายจำนวนอีเมลที่เก็บไว้หรือลดจำนวนอีเมลได้ คุณยังสามารถบอก Outlook ให้บันทึกอีเมลแต่ละฉบับไว้ในเครื่องได้อีกด้วย

อ้างอิงจาก Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 และ Outlook for Office 365 มีตัวเลือก 1, 3, 6, 12 หรือ 24 เดือนหรือทั้งหมด Outlook 2019, Outlook 2016 และ Outlook for Office 365 มีตัวเลือกเพิ่มเติม 3 วัน 1 สัปดาห์และ 2 สัปดาห์

โดยไม่ต้องกังวลใจต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณต้องทำ:

• เปิดแอปพลิเคชัน Outlook
• ไปที่แท็บไฟล์
• เลือกตัวเลือกแบบเลื่อนลงการตั้งค่าบัญชี
• เมื่อตัวเลือกถูกขยายให้เลือกการตั้งค่าบัญชี
• ในหน้าต่างการตั้งค่าบัญชีเลือกแท็บอีเมล
• หากคุณมีหลายบัญชีใน Outlook บัญชีเหล่านี้จะแสดงที่นี่ เลือกการตั้งค่าที่คุณต้องการปรับจากนั้นคลิกปุ่มเปลี่ยน
• กล่องโต้ตอบเปลี่ยนบัญชีจะปรากฏขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายในช่องใช้โหมด Cached Exchange
• เลื่อนแถบเลื่อน“ Mail to keep offline” ไปยังจำนวนปีเดือนวันหรือสัปดาห์ที่ต้องการ (หากแถบเลื่อนเป็นสีเทาแสดงว่าผู้ดูแลระบบของคุณอาจบล็อกคุณไม่ให้เปลี่ยนการตั้งค่า)
• คลิกปุ่มถัดไป
• ป๊อปอัปปรากฏขึ้นเพื่อขอให้คุณยืนยันการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่า คลิกตกลง
• คลิกเสร็จสิ้นและเริ่ม Outlook ใหม่

ในไม่ช้าคุณจะเห็นข้อความแจ้งว่า“ โฟลเดอร์ของคุณเป็นปัจจุบันแล้ว” ที่ด้านล่างของ Outlook สิ่งนี้จะปรากฏขึ้นหลังจาก Outlook เสร็จสิ้นการดาวน์โหลดข้อความทั้งหมดของคุณจาก Microsoft Exchange Server

เลือกตัวเลือกทั้งหมดหากมีพื้นที่เก็บข้อมูลเพียงพอเท่านั้น การตั้งค่าของคุณควรตรงกับจำนวนเนื้อที่บนดิสก์ของคุณ หากคุณเลือกตัวเลือกในการดาวน์โหลดอีเมลทั้งหมดลงในดิสก์ที่มีพื้นที่ จำกัด ปัญหาเกิดขึ้นแน่นอน เราขอแนะนำให้คุณลบรายการที่ไม่ต้องการทั้งหมดออกจากที่เก็บข้อมูลของคุณก่อนเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่าง

โดยปกติคุณอาจพบว่าเป็นการยากที่จะตัดสินใจว่าจะนำอะไรออกจากพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของคุณดังนั้นเราจึงพร้อมให้ความช่วยเหลือคุณ คุณรู้ไหมว่านอกเหนือจากไฟล์ที่เห็นได้ชัดในระบบของคุณแล้วยังมีไฟล์ขยะที่ไม่มีจุดประสงค์ใด ๆ นอกเหนือจากการขยายการใช้งานพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณอีกด้วย แน่นอนคุณต้องการกำจัดพวกเขา แต่การค้นหาว่าอยู่ที่ไหนอาจเป็นปัญหา

ในการแก้ปริศนานี้เราขอแนะนำให้คุณดาวน์โหลด BoostSpeed ซอฟต์แวร์นี้ออกแบบมาเพื่อกำจัดขยะพีซีทุกประเภทเช่นระบบที่ไม่จำเป็นและไฟล์ชั่วคราวของผู้ใช้แคชของเว็บเบราว์เซอร์บันทึกข้อผิดพลาดที่ไม่ได้ใช้ไฟล์ Windows Update ที่เหลือแคช Microsoft Office ที่ไม่จำเป็นและอื่น ๆ อีกมากมาย หลังจากการสแกนคุณจะสังเกตเห็นพื้นที่ดิสก์ส่วนเกินที่เรียกคืนมา ในฐานะโบนัส BoostSpeed ​​จะค้นหาและลบสาเหตุทั้งหมดของการชะลอตัวของระบบเพื่อให้แน่ใจว่าพีซีของคุณทำงานได้ดีขึ้นและมีเสถียรภาพมากขึ้นกว่าเดิม